Use las teclas de acceso directo de Excel para guardar rápidamente su trabajo

Ha puesto mucho trabajo en su hoja de cálculo de Excel, no deje que se le escape porque olvidó guardarla. Utilice estos consejos para mantener su trabajo seguro y guardado para la próxima vez que necesite ese archivo importante. Cuando desee compartir su trabajo, guarde el libro de trabajo en formato PDF.

Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Microsoft 365 y Excel para Mac.


Índice
  1. Utilice las teclas de método abreviado para guardar Excel
  2. Guardar por primera vez
  3. Guardar con frecuencia
  4. Anclar ubicaciones guardadas
  5. Guardar hojas de cálculo de Excel como archivos PDF
  6. Guardar la hoja de trabajo activa en formato PDF
  7. Guardar un libro de trabajo completo en formato PDF
  8. Guardar automáticamente en OneDrive

Utilice las teclas de método abreviado para guardar Excel

Hay tres formas de guardar un archivo en Excel:

  • Seleccione Expediente > Guardar como. En Excel 2019, seleccione Expediente > Guardar una copia.
  • Seleccione Ahorrar en la barra de herramientas de acceso rápido.
  • Utilizar el Control+S tecla de acceso directo.

Si trabaja en una Mac, use la tecla Comando en lugar de la tecla Control.

Manos de mujer recortadas con ordenador portátil sobre fondo de color


Si el archivo se ha guardado antes, el puntero cambia a un icono de reloj de arena mientras se guarda. Si el libro se guarda por primera vez, el Guardar como se abre el cuadro de diálogo.


Guardar por primera vez

Cuando se guarda un archivo por primera vez, se deben especificar dos datos en el cuadro de diálogo Guardar como. Ingrese un nombre para el archivo y elija la ubicación donde se guardará.

Los nombres de archivo pueden contener hasta 255 caracteres, incluidos los espacios.


Guardar con frecuencia

Usar Ctrl+S es una manera fácil de guardar datos. Utilice este acceso directo con frecuencia, al menos cada cinco minutos, para evitar la pérdida de datos.


Anclar ubicaciones guardadas

Si abre ciertos archivos o carpetas con frecuencia en Excel, anclelos a su lista de archivos abiertos recientemente. Esto mantiene la ubicación fácilmente accesible en la parte superior de la lista Recientes.

No hay límite para la cantidad de ubicaciones que se pueden fijar. Para fijar una ubicación para guardar:

  1. Para anclar una carpeta, seleccione Expediente > Guardar como.

    Menú Guardar como en Excel.

  2. Seleccione Reciente y, en el lado derecho de la ventana, desplace el cursor sobre el libro de trabajo o la carpeta que desea anclar. Aparece una pequeña imagen horizontal de una chincheta para esa ubicación.

    mostrando cómo anclar un archivo a la ventana Guardar en Excel

  3. Selecciona el alfiler para esa ubicación. La carpeta se mueve a la lista Fijada y la chincheta horizontal cambia a una chincheta vertical.

    una carpeta anclada en Excel

  4. Para desanclar una ubicación, seleccione la pasador vertical para volver a cambiarlo a un pin horizontal y quitarlo de la lista Fijado.

Guardar hojas de cálculo de Excel como archivos PDF

Cuando desee una copia de una hoja de trabajo o un libro de trabajo completo que nadie pueda editar y todos puedan ver, convertir o guardar sus archivos de Excel en formato PDF. Un archivo PDF (formato de documento portátil) permite que otros vean documentos sin necesidad de tener el programa original, como Excel, instalado en su computadora. En su lugar, los usuarios abren el archivo con un programa lector de PDF gratuito, como Adobe Acrobat Reader.


Guardar la hoja de trabajo activa en formato PDF

Al guardar un archivo en formato PDF, por defecto solo el archivo actual o activo hoja de trabajo (la hoja de trabajo en pantalla), se guarda.

Para guardar una hoja de cálculo de Excel en formato PDF:

  1. Seleccione Expediente.

    Seleccionando Archivo.

  2. Seleccione Guardar como para abrir la ventana Guardar como.

    Seleccionando Guardar como.

  3. Elija la ubicación donde desea guardar el archivo.

    Selección de una ubicación para guardar el archivo.

  4. Introduzca un nombre para el archivo.

    Nombrando el archivo.

  5. Selecciona el Guardar como tipo flecha hacia abajo.

    Seleccionando el menú desplegable Guardar como tipo.

  6. Desplácese por la lista para buscar y seleccionar PDF (*.pdf).

    Excel que muestra cómo guardar un archivo como PDF

  7. Seleccione Ahorrar para guardar el archivo en formato PDF y cerrar la ventana.

    Seleccionando Guardar.

Guardar un libro de trabajo completo en formato PDF

La opción predeterminada Guardar como solo guarda la hoja de trabajo actual en formato PDF. Siga estos pasos para guardar todo su libro de trabajo como un archivo PDF:

  1. Seleccione Expediente > Guardar como.

    Seleccionando Guardar como.

  2. Seleccione Navegar para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.

    Selección de una ubicación para guardar el archivo.

  3. Seleccione Guardar como tipo para abrir una lista desplegable y elegir PDF. El botón Opciones aparece en el cuadro de diálogo Guardar como.

    Excel que muestra cómo guardar un archivo como PDF

  4. Seleccione Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones.

    Selección de opciones.

  5. Seleccione Libro de trabajo completo en la sección Publicar qué.

    Excel que muestra cómo guardar un libro de trabajo completo como PDF

  6. Seleccione OK para volver al cuadro de diálogo Guardar como.

    Seleccionando Aceptar.

  7. Seleccione Ahorrar para guardar el libro de trabajo en formato PDF y cerrar el cuadro de diálogo.

Guardar automáticamente en OneDrive

Si usa Microsoft 365, Excel guarda automáticamente su trabajo cuando elige guardar archivos en su cuenta de almacenamiento en la nube de OneDrive. Cuando sus archivos se guardan en OneDrive, los documentos se guardan automáticamente cada pocos segundos, lo que elimina la necesidad de que seleccione Guardar continuamente o use teclas de método abreviado.

Para que funcione la función Autoguardado, guarde los documentos en una ubicación de su carpeta de OneDrive. La función de guardado automático no funciona con ninguna ubicación en su PC o Mac.

Si tiene Microsoft 365 y guarda sus archivos en OneDrive, habilite Autoguardar seleccionando el interruptor en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel. Cuando esté habilitado, el interruptor dirá Encendido. Para desactivar la función y guardar su trabajo manualmente, cámbiela a Desactivada.

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