Haga más cosas: pruebe estos 10 sencillos consejos para obtener mejores listas de tareas pendientes

¿Qué tan efectiva es su lista de tareas pendientes? ¿Te ayuda a planificar tu día? ¿Te impulsa a priorizar las tareas correctas? ¿O es una lista interminable de cosas de las que te sientes culpable por no haber hecho todavía y ahora no vas a hacer ninguna de ellas? Una buena lista de cosas por hacer debería servirte. No deberías estar a su merced.

Las mejores listas de tareas pendientes te guían en la dirección correcta cada día y te ayudan a concentrarte en las tareas más importantes. Con las estrategias adecuadas, una lista de tareas pendientes también puede ayudarlo a lograr objetivos más importantes. Esto es lo que necesita saber para que su lista de tareas le funcione.

Cuaderno abierto a la página que dice

(Foto: Volodymyr Hryshchenko en Unsplash)

1. Elija la aplicación correcta (o papel)

El primer paso para hacer una mejor lista de tareas pendientes es decidir dónde guardarla. Es importante que te guste la aplicación o el cuaderno que usas para tu lista de tareas pendientes, de lo contrario, es posible que no te quedes con él.

¿Observa cómo dije «cuaderno?» Si bien hay muchos beneficios de poner su lista de tareas pendientes en una aplicación (y los enumeraré en un momento), ¡no hay nada de malo con el papel! Si el papel funciona para ti, genial. Del mismo modo, una simple hoja de cálculo o un documento de procesamiento de texto también está bien. Utilice la herramienta adecuada para usted.

Sin embargo, las listas de tareas digitales tienen varias ventajas sobre el papel, y es bueno al menos saber cuáles son, incluso si terminas usando papel. Algunas ventajas son:

  • Son fáciles de editar, lo que significa que puede actualizar la información rápidamente,

  • Tienen recordatorios integrados,

  • Es muy difícil perderlos porque la lista en sí generalmente se guarda en la nube,

  • Puede ordenar sus tareas por prioridad, fecha de vencimiento o alfabéticamente, y

  • Puede asignar tareas a otras personas y recibir notificaciones cuando las completen.

Si tu están en el mercado para una aplicación de lista de tareas pendientes, ¿cuál es la mejor? Habiendo probado docenas de ellos, tiendo a recomendar Todoist, Asana y Things con más frecuencia que otros. Pero hay muchas otras opciones. OmniFocus es bueno para las personas que agregan muchos detalles a sus tareas. Trello le habla a personas con motivación visual. Microsoft To Do funciona bien con Office y Windows 10. Google Tasks es excelente para su integración con Google Workspace. Habitica puede llamar tu atención si te gusta la gamificación. Etcétera.

2.Haga más de una lista

No debería tener una sola lista de tareas pendientes. Debe tener algunas listas que cubran las principales categorías de su vida, como tareas laborales, tareas pendientes personales y tareas del hogar. Tener más de una lista te ayuda a concentrarte. Cuando esté en el trabajo, no querrá distraerse con su lista personal. Cuando esté en casa, no querrá sentirse agobiado pensando en sus responsabilidades laborales.

No te reprimas. ¡Haz listas de todo lo que piensas! Los útiles se quedarán. Puede descartar cualquiera que no le sea de utilidad.

Algunas otras ideas son:

  • Compras,

  • Algún día (donde anotas tareas sin importancia que podrías hacer algún día),

  • Fin de semana (para cualquier cosa que quiera hacer el fin de semana pero no quiera distraerse durante la semana), y

  • Tareas para niños.

Recuerde, puede agregar nuevas listas o cambiarles el nombre en cualquier momento.

3. Escriba sus tareas tan pronto como piense en ellas

Cuando se le ocurra una nueva tarea, escríbala lo más rápido posible. Agregar tareas cuando piensa en ellas le impide concentrarse en ellas. Una vez que está escrito, ya no es necesario que lo recuerde, por lo que puede purgar el pensamiento de su cerebro.

Si su aplicación de tareas tiene un atajo de teclado para agregar una nueva tarea, aprenda. Si su aplicación tiene un atajo de teléfono móvil, configúrelo.

Para aquellos que usan papel, mantenga un poco de papel de borrador cerca de usted mientras trabaja para anotar rápidamente los pensamientos que lo distraigan y luego cópielos en sus listas oficiales de tareas pendientes cuando sea conveniente.

Lista de tareas pendientes de Asana con fechas de vencimiento

Agregar fechas de vencimiento a las tareas en tu lista de tareas pendientes de Asana te ayuda a establecer prioridades.

4. Asignar fechas de vencimiento

Siempre que una tarea tenga una fecha de vencimiento, agréguela. Ver cuándo vencen las tareas le ayuda a establecer prioridades.

No todas las tareas necesitan una fecha límite fija y rápida, pero a veces ayuda agregar una de todos modos por dos razones.

En primer lugar, la mayoría de las aplicaciones de tareas le permiten ver lo que vence hoy, mañana y más tarde en la semana, independientemente de la lista en la que se encuentren. De esta manera, puede ver todo lo que vence hoy y tener una idea de cómo será el día. . También puede tomarse un momento para reprogramar algunas tareas si se siente abrumado con solo mirar todo lo que debe entregar la próxima semana.

En segundo lugar, al asignar fechas de vencimiento a sus tareas, está planificando eficazmente su semana, que es una excelente estrategia de gestión del tiempo.

5. Revise sus listas de tareas pendientes a diario

Comience cada día echando un vistazo a su lista de tareas y evaluando si es razonable. Luego, revíselo.

Si tiene demasiadas tareas programadas para el día y sabe que no las realizará todas, se está preparando para el fracaso.

6. Limítese a 3 a 5 tareas diarias

¿Cuál es su límite de tareas diarias? Depende de qué tipo de tareas anote y qué tan difíciles sean de completar.

Para la mayoría de las personas, recomiendo comenzar limitándose a tres o cinco tareas por día. Puede que no parezca mucho, pero si te concentras en escribir las tres cosas más importantes que debes hacer hoy, es posible que descubras que ya hay mucho por hacer.

¿Por qué no escribir más? Si escribe demasiadas tareas y no las completa todas, debe aplazarlas para otro día. Eso significa volver a priorizar y cambiar su lista, que es un trabajo innecesario que causa estrés y puede sentirse contraproducente.

Al tener una pequeña cantidad de tareas, es más probable que las termine. Cuanto más termine todas sus tareas, mejor se sentirá acerca de sus listas de tareas en general. Ese sentimiento positivo puede impulsarlo en el futuro.

Sus tres o cinco tareas deben ser cosas importantes que usted debe hacer. Y no más de dos de ellas deben ser tareas de rutina, como tomar medicación diaria. Concéntrate en tu intención por el dia. Eso es lo que debes escribir.

Con el tiempo, haga un seguimiento de la cantidad de tareas que marca cada día (las mejores aplicaciones para hacer lo hacen por usted) y obtendrá una idea de la cantidad correcta de tareas para usted, en caso de que no sean de tres a cinco.

Seguimiento de tareas de Todoist

Todoist rastrea cuántas tareas completas cada día y semana, y crea un gráfico que muestra tu progreso.

7. Incluya tareas en su lista de tareas pendientes, no metas

Lo que escriba en su lista de tareas pendientes es importante. Ponga tareas en sus listas, en lugar de objetivos y metas. Para hacer eso, necesita saber la diferencia entre ellos.

Las metas son logros generales o resultados deseados. Suelen ser difíciles de cuantificar. Un ejemplo es «hablar hindi con fluidez». Poner eso en tu lista de cosas por hacer no sería muy efectivo.

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Los objetivos son marcadores en el camino hacia la consecución de una meta. Es mucho más fácil confundirlos con tareas porque los objetivos son más específicos y cuantificables. Un ejemplo de objetivo es «poder mantener una conversación en hindi sobre mis películas favoritas durante tres minutos».

Entonces, ¿qué son las tareas? Las tareas son las acciones que realiza para alcanzar un objetivo. Divida un objetivo y tendrá sus tareas. Muy a menudo son eventos únicos (aunque pueden repetirse). Una tarea podría ser «aprender tres nuevos verbos en hindi» o «estudiar hindi durante 30 minutos».

Las tareas, no las metas ni los objetivos, son lo que pertenecen a una lista diaria de tareas pendientes.

8. Mantenga las metas y los objetivos separados

En un mundo perfecto, muchas de las tareas que realiza cada día serán en pos de un objetivo mayor. Debes saber cuáles son tus objetivos, pero no es necesario que los anotes en tu lista diaria de tareas pendientes.

En su lugar, escriba sus metas y objetivos en otro lugar. Todavía podría ser en su aplicación de lista de tareas pendientes o su cuaderno, pero no en la lista que mira cada día. Otros lugares donde puede escribir metas son su diario o una aplicación para tomar notas.

Consulte sus objetivos de vez en cuando. Revíselos y revíselos. Simplemente no dejes que te distraigan de las cosas específicas que necesitas hacer hoy.

9. Mire su lista de tareas a menudo

Una lista revisada es una lista usada. Una lista de tareas eficaz te guía a lo largo de su día, lo que significa que debe consultarlo con frecuencia. Míralo todas las mañanas para prepararte mentalmente para el día que te espera. Míralo después del almuerzo para saber en qué más necesitas concentrarte por el resto del dia. Revíselo al final del día para reprogramar las tareas que perdió.

Adquiera el hábito de revisar todo lo que ha planeado para la próxima semana con anticipación para que pueda planificar mejor su tiempo y hacer ajustes.

Durante el día, si comienza a sentirse perdido en lo que está haciendo o necesita un descanso, busque en su lista de tareas por hacer algo pequeño y fácil (una tarea menos exigente que no requiere una gran concentración) que desee. puede abordar mientras tanto.

Cuanto más mires tu lista, más confiarás en ella. Cuanto más confíe en él, menos tendrá que recordar qué tareas debe realizar. Cuanto menos tenga que recordar, más liberará su mente para concentrarse en la tarea que tiene entre manos.

10.Haga que su lista de tareas pendientes se pueda escanear

Si miras tu lista de tareas a menudo, rápidamente te darás cuenta de lo útil que es ver lo que necesitas de un vistazo.

Use un lenguaje estricto o taquigrafía para escribir sus tareas. Muchas aplicaciones tienen calificaciones de prioridad, estrellas, etiquetas y otros detalles que puede agregar a tareas importantes para que se destaquen. Codifique con colores sus tareas si eso ayuda. Aplique iconos que le brinden más información sobre la tarea, como si requiere una llamada telefónica o está relacionada con la atención médica. No importa qué tan rápido mire su lista de tareas pendientes, debería poder obtener mucha información sobre lo que debe hacerse.

Marque esas casillas

Una gran lista de tareas pendientes es fundamental para la productividad personal. Es un placer encontrar una aplicación y un proceso de gestión de tareas que funcione para usted. Marcar elementos en su lista le da una sensación de logro y es un elemento clave para organizarse. Un sistema confiable de tareas pendientes hace la vida más fácil y menos estresante.