Cómo el software de gestión de proyectos puede mejorar su negocio

  • El software de gestión de proyectos se utiliza para realizar un seguimiento de las asignaciones y la cantidad de horas que su equipo ha trabajado en los proyectos.
  • Este software también se puede utilizar para crear un presupuesto para proyectos.
  • El software de gestión de proyectos es especialmente útil para empresas con equipos remotos y autónomos porque proporciona un espacio digital para la colaboración.
  • Este artículo está dirigido a propietarios de empresas que desean obtener más información sobre el software de gestión de proyectos y encontrar el adecuado. solución para su negocio.

El software de gestión de proyectos se utiliza para organizar el flujo de trabajo de su empresa. Puede utilizar este sistema digital para rastrear, planificar y mapear sus proyectos y asignaciones comerciales. El software de gestión de proyectos permite a su equipo compartir un espacio donde puede ver el trabajo de su empresa, así como realizar un seguimiento de los proyectos en curso.

Índice
  1. ¿Qué es el software de gestión de proyectos?
  2. ¿Quién usa el software de gestión de proyectos?
    1. Herramientas de planificación y gestión de tareas
    2. Herramientas de colaboración en equipo
    3. Opciones de informe
    4. Integraciones
    5. Opciones de facturación
    6. Aplicación movil
  3. ¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de proyectos?
    1. Mejorar la productividad
    2. Agilizar la comunicación
    3. Ahorro de tiempo
  4. ¿Cuáles son las desventajas del software de gestión de proyectos?
    1. Fresco
    2. Capacitación
    3. Funciones excedentes

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

Para muchas empresas, una lista de tareas pendientes no es suficiente. El software de gestión de proyectos es un sistema digital mucho más sofisticado que le permite administrar las asignaciones de su equipo en un espacio en línea. Todos los miembros de su equipo, con permiso, pueden acceder al software. En el software, los líderes de equipo pueden planificar asignaciones y colaborar con los empleados en proyectos.

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El software de gestión de proyectos le permite comprobar de forma rápida y eficaz el flujo de trabajo de su empresa. A medida que avanzan los proyectos, el software permite a los usuarios tomar notas y hacer sugerencias sobre las asignaciones dentro del sistema. También puede enviar recordatorios a su equipo sobre próximos plazos o tareas incompletas.

Se utiliza un sistema de gestión de proyectos para realizar un seguimiento del flujo de trabajo de su equipo y mantener las líneas de comunicación claras, accesibles y abiertas. También es útil para evaluar la productividad de su equipo. Al realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedican los usuarios a un proyecto o la cantidad de asignaciones que han completado, puede determinar quién en su equipo está cumpliendo o superando las expectativas y quién se está quedando atrás. A su vez, esta información le ayudará a realizar los cambios necesarios en su negocio.

A retener: Un sistema de gestión de proyectos es una herramienta digital que se utiliza para realizar un seguimiento del flujo de trabajo de una empresa. Los líderes de equipo pueden asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso de las asignaciones actuales y evaluar cómo los empleados gestionan los proyectos.

¿Quién usa el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es una herramienta útil para cualquier empresario que busque mejorar su organización empresarial. Sin embargo, esto es particularmente beneficioso para las empresas que emplean trabajadores autónomos y remotos. Este tipo de equipos a menudo están conectados y bombardeados con archivos y hojas de cálculo compartidos, pero el software de administración de tareas agiliza la comunicación al colocarlo en un solo lugar. Si tiene trabajadores independientes o empleados remotos, un sistema de gestión de proyectos puede ayudar a todos a colaborar y mantenerse conectados.

Incluso si su empresa no tiene empleados remotos o autónomos, el software de gestión de proyectos puede ayudar a su empresa optimizando el flujo de trabajo. La capacidad de ver, en un solo lugar, en qué asignaciones se están trabajando y qué tan cerca está cada tarea de completarse, brinda a los líderes empresariales una mayor comprensión del desempeño de su equipo.

A retener: El software de gestión de proyectos es una gran herramienta para las empresas que emplean a trabajadores remotos, pero cualquier empresa puede beneficiarse de la comunicación simplificada proporcionada por el software de gestión de proyectos..

Al buscar el sistema de gestión de proyectos adecuado para su negocio, hay varios factores a considerar. Estas son algunas de las características que debe buscar:

Herramientas de planificación y gestión de tareas

Las herramientas de planificación y gestión de tareas fáciles de usar facilitan la gestión de varios proyectos a la vez. Se supone que el software de gestión de proyectos agiliza sus operaciones, no las hace más difíciles, por lo que estas herramientas deben ser simples y directas.

Herramientas de colaboración en equipo

Las herramientas de colaboración en equipo, que permiten a los compañeros de equipo trabajar juntos en proyectos o comunicarse directamente entre sí, también son esenciales. Algunos ejemplos de herramientas de colaboración incluyen funciones de mensajería instantánea o feeds de foros de mensajes. Usted y sus empleados deben poder conectarse entre sí, lo cual es esencial en la planificación de proyectos.

Opciones de informe

Recibir información sobre las asignaciones de su equipo es una parte esencial de cada proyecto. Las opciones de informes en tiempo real le permiten rastrear fácilmente la actividad del proyecto. Esta herramienta de software de gestión de proyectos le muestra lo que está hecho, atascado y hecho, y lo que necesita hacer para mantener su flujo de trabajo en movimiento.

Integraciones

Las integraciones son una gran parte de un sistema fácil de usar. Tener un software que se conecte sin problemas a otros programas críticos que utilice le ayudará a mejorar sus operaciones. Busque un sistema con aplicaciones que beneficien específicamente a su empresa. Esto hace que la colaboración con otros programas sea más fácil, rápida y fluida para usted y su equipo.

Opciones de facturación

Busque un programa que tenga una función de facturación, que sea útil para proyectos que requieran que cree un presupuesto o plan financiero. Estas opciones de facturación le permiten calcular costos, realizar un seguimiento de las horas, enviar cotizaciones y facturar a los clientes.

Aplicación movil

Tener una aplicación móvil para su software de gestión de proyectos le brinda flexibilidad a usted y a sus empleados. Sin estar encadenado a su escritorio, puede verificar el progreso de su equipo dondequiera que esté, y los miembros de su equipo pueden mantenerlo actualizado sobre la marcha.

Para llevar: Antes de comprar cualquier software de gestión de proyectos, asegúrese de evaluar las opciones de informes, las integraciones y la planificación del sistema, así como montónk herramientas de gestión y colaboración en equipo.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de proyectos?

Administrar un equipo no es fácil, especialmente si es nuevo en las pequeñas empresas. El uso de un sistema de gestión de proyectos crea un flujo de trabajo más fluido y un sistema de comunicación eficaz para su equipo. Estos son algunos de los beneficios de utilizar software de gestión de proyectos:

Mejorar la productividad

Los sistemas de administración de tareas no solo lo mantienen a usted y a su equipo al día con las asignaciones, sino que también le permiten analizar el flujo de trabajo y el progreso del proyecto. Algunos sistemas proporcionan un desglose del tiempo exacto que los empleados tardaron en completar las tareas. Cuando tenga estos datos, podrá identificar las debilidades de su negocio y resolver esos problemas.

Agilizar la comunicación

El correo electrónico es una parte importante de la comunicación en el lugar de trabajo, pero el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a reducir el desbordamiento de la bandeja de entrada. Con el software de gestión de proyectos, no es necesario enviar correos electrónicos de seguimiento o recordatorios porque usted y su equipo pueden comunicarse y ver el progreso de los demás en el sistema. Varios usuarios también pueden colaborar en proyectos en tiempo real.

Ahorro de tiempo

El software de gestión de proyectos también puede ayudarlo a ahorrar tiempo, ya que no tendrá que preocuparse de que una actualización o sugerencia se pierda en una ráfaga de correos electrónicos de los lunes por la mañana. En cambio, las herramientas informar a los usuarios de ping de inmediato. No tendrá que buscar archivos o ponerse en contacto con sus compañeros de equipo individualmente, ya que la comunicación se lleva a cabo en un solo espacio, lo que elimina la confusión y el cambio de tareas. [If you think project management software is right for your business, check out our recommendations for the options we think are best.]

A retener: El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a mejorar la productividad, agilizar la comunicación y ahorrar tiempo.

¿Cuáles son las desventajas del software de gestión de proyectos?

Si bien el software de gestión de proyectos es una excelente manera de organizar las asignaciones de su equipo, tiene algunos inconvenientes potenciales que su empresa debe conocer:

Fresco

El software de gestión de proyectos puede resultar caro, según el tamaño de su organización y las funciones que necesite. Es posible que termine pagando más de lo que espera en función de la cantidad de usuarios, las funciones personalizables y el espacio de almacenamiento que necesita su empresa.

Capacitación

Para algunos programas, la curva de aprendizaje de los empleados es demasiado empinada. Cuando un sistema es demasiado complicado, puede llevar tiempo. Su equipo debe integrarse bien con el programa y comprender bien cómo funciona para minimizar los contratiempos durante el uso.

"Conseguir que todo su equipo utilice el software de gestión de proyectos, comprenda sus matices y, lo más importante, que se adapte a la forma en que trabajan puede llevar tiempo", Jimmy Kamboj, fundador de Software immenso, dijo a Taunology.

Funciones excedentes

Si bien es importante que su software de gestión de proyectos tenga las herramientas que necesita, una sobreabundancia de funciones puede hacer que el programa sea abrumador para los usuarios. De hecho, uno de los mayores inconvenientes del software de gestión de proyectos es que muchos de estos programas tienen demasiados detalles, dijo Ian Sells, director ejecutivo y fundador de RebateKey.

“Si bien las funciones de automatización son excelentes y las integraciones pueden facilitar el trabajo, a veces todas las funciones 'adicionales' de una herramienta de gestión de proyectos dificultan su uso”, dijo Sells. "A menudo, la gestión de la herramienta de gestión de proyectos es parte del trabajo en sí, que es lo último que desea cualquier director de proyecto".

A retener: Algunos posibles inconvenientes del software de gestión de proyectos incluyen el gasto adicional, la capacitación requerida para los empleados y una gran cantidad de funciones.

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